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受控文件章哪里有卖(受控文件电子印章)
2023-08-29 20:00:23来源:互联网

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(相关资料图)

1、受控文件指受控制的文件,不能随便毁坏、丢失、外流。

2、跟踪文件指按照流程,需要全程记录有关情况的文件。

3、这是一种标准性、责任制的文件,必要修改时需要进行申请,并登记ECN文件,审核批准,同时ECN也必须受控。

4、文件封面一般加盖受控图章。

5、受控文件是“非受控文件”的对称,凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件,也就是说凡是存在修改和换版的文件就是受控文件。

6、受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。

7、受控文件可以复制阅读参考,但复制的文件不生效。

8、许多公司还将受控文件拍成照片,上传到内部局域网,以供有需要或争议时直接在网络上查看,这样可以避免原件的丢失和损坏。

9、一般来说这些文件是长期使用并始终处于修改和换版状态的文件,如:成本手册、程序文件、各种规章制度、定额、标准成本、预算等。

10、受控文件作废时,应从所有使用场合及时收回,以防止其误用。

11、受控文件,之所以需要“受控”,是因为其重要性,标准性和责任性。

12、所以,需要制定相关的管理制度,并由文控部门进行管控监督,防止被非正规修改,或对文件不重视、随意损坏或丢失。

13、正是因为其具有标准性,所以如有修改版或新版本分发出去,需要回收旧的文件,以防止误用。

14、这也是受控文件与其他文件的最大区别。

15、因此,复印版的受控文件是不生效的,只能用于了解参考,不作为标准和责任的依据。

16、扩展资料:受控文件或资料丢失后,一般要重新填写《文件备案发放申请表》,并写明原因,报有关部门审批备案。

17、文控中心在补发文件时,在《文件备案发放申请表》上取消遗失文件的受控号,编新的受控号,并通知相关部门,声明作废,防止误用。

18、一般情况下,受控文件是不可以带出工作场所(或规定的场所)的。

19、并且,所有的受控文件应该妥善保存。

20、将受控文件丢失,就是违反了你们公司的规章制度,应该按内部相关制度对你进行处罚。

21、至于处罚标准,由公司相关管理制度而定。

22、参考资料:百度百科-受控文件。

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